ERP實(shí)施中制度的建立

時(shí)間：2019-05-16作者：深圳市宏拓新軟件有限公司瀏覽：179

一、會(huì)議制度
 
會(huì)議是實(shí)施過程中**的一部分，通過ERP的實(shí)施會(huì)議可以輔助控制整個(gè)ERP實(shí)施的進(jìn)度，協(xié)調(diào)相關(guān)人員，討論和解決實(shí)施過程中遇到的問題.但會(huì)議也不是隨便能開的，錯(cuò)誤的時(shí)間在錯(cuò)誤的地討論了錯(cuò)誤的話頭或許會(huì)生適得其反的效果那個(gè)會(huì)議制度應(yīng)該包括哪些內(nèi)容呢？

1、會(huì)議的組織制度
即規(guī)定：什么時(shí)間在什么地開什么會(huì)議由哪些人參加，ERP的會(huì)議其實(shí)主要包括兩種，一種是固定的問題討論總結(jié)或匯報(bào)會(huì)議，另一類是臨時(shí)性專為解決某一問題而設(shè)的會(huì)議。對于前者，應(yīng)該對會(huì)議的議程做出一定的規(guī)范。常見的這類會(huì)議包括：周/月/季的ERP實(shí)施總結(jié)會(huì)議，不同的時(shí)間需要不同的人參與，對于部門主管經(jīng)理每周應(yīng)參加一到兩次相關(guān)議題的協(xié)調(diào)會(huì)議，而對工廠**管理人員，每兩周一次的總結(jié)較好能親自出席。ERP的實(shí)施又稱之為一把手工程，可一把手也不一定有太多的時(shí)間顧及到，如何有效的利用一把手的時(shí)間可真還是個(gè)問題，會(huì)議也不是多多益善，相反過于密集和無聊的會(huì)議只會(huì)讓人厭煩。請注意：會(huì)議必須減少不必要的參加人員 ----沒事讓他們呆在這干嗎？

2、會(huì)議的文文件組織
召開會(huì)議也就必須涉及到三種文檔的編寫：會(huì)議通知、會(huì)議記錄以及由會(huì)議討論內(nèi)容所形成的正規(guī)程序文件。切記：任何會(huì)議都需要有相關(guān)文檔支持，否則就是空談。

A、會(huì)議通知
會(huì)議通知應(yīng)包括如下內(nèi)容：什么人何時(shí)參加，哪類會(huì)議，會(huì)議主題是什么，主題的簡單介紹。讓用戶做到有備而來，同時(shí)會(huì)議通知也應(yīng)考慮到該知會(huì)哪些**，讓**對會(huì)議的議程有所了解，并安排相關(guān)人員出席。

B、會(huì)議記錄
常被忽略的一項(xiàng)會(huì)議記錄內(nèi)容就是簽到我們參加會(huì)議常遇到的問題就是遲到，八鐘開會(huì)九鐘到，十鐘開始做報(bào)告，可因?yàn)橐粋€(gè)人的問題而耽誤大家的時(shí)間，合理嗎？會(huì)議簽到是有效防止這類問題的方法之一會(huì)議中討論了什么內(nèi)容、如何對問題進(jìn)行分析規(guī)劃的、做出了哪些結(jié)論這些內(nèi)容都應(yīng)該一一予以說明。

C、會(huì)議后形成的程序文件
該部分內(nèi)容將在以后予以說明。

3、會(huì)議內(nèi)容的執(zhí)行制度
會(huì)議內(nèi)容的執(zhí)行也是會(huì)議的重要組成部分，會(huì)開了卻沒有效果，這樣的會(huì)議還會(huì)有誰參加？除了會(huì)議記錄以外，會(huì)議的內(nèi)容也要形成正規(guī)的操作指引來指導(dǎo)用戶進(jìn)行工作同時(shí)還應(yīng)在后續(xù)的會(huì)議中不斷總結(jié)和糾正執(zhí)行過程中的問題，使之達(dá)到預(yù)定的目的和操作手冊不同的是會(huì)議記錄的操作指引是針對某個(gè)特定的問題，他規(guī)定了該問題的解決方法、參與人員、完成時(shí)間以及需要達(dá)到的效果該文檔也常與會(huì)議記錄合并為一個(gè)文檔。
 
二、培訓(xùn)制度
 
對于整個(gè)實(shí)施的過程來說ERP的實(shí)施培訓(xùn)也是**的，培訓(xùn)的內(nèi)容包括規(guī)章制度的宣導(dǎo)、ERP理念的宣導(dǎo)一直到ERP操作的指導(dǎo)培訓(xùn)，可以說培訓(xùn)貫穿ERP實(shí)施的整個(gè)過程。什么時(shí)間什么人物應(yīng)該參加哪類培訓(xùn)，這也是在實(shí)施初期需要給以規(guī)定的，系統(tǒng)的培訓(xùn)可以加快整個(gè)實(shí)施的過程，我個(gè)人認(rèn)為，有效的培訓(xùn)是ERP實(shí)施成功的主要因素之一。
培訓(xùn)也就會(huì)涉及到培訓(xùn)的文檔，我個(gè)人將培訓(xùn)資料分為以下五部分：

1、培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施前便需要從全局考慮的問題，該如何培訓(xùn)，如何達(dá)到較佳的效果，需要通過哪些步驟，每培訓(xùn)的目的是什么？

2、培訓(xùn)教材（文字性的說明）說明文件主要講解培訓(xùn)中遇到的概念性的問題，比如什么叫ERP、MRP、庫存管制等等，簡潔的文字描述能讓用戶有一個(gè)初步的了解培訓(xùn)教材中也應(yīng)該包括圖型化的流程說明（即流程圖），簡要介紹整個(gè)操作過程和步驟。

3、培訓(xùn)教材（演示文件） 我常用Powerpoint制作演示文件，圖形動(dòng)加上生動(dòng)的說明才能吸引用戶的注意力 。

4、培訓(xùn)教材（操作演示） Lotus的屏幕錄入軟件是個(gè)好的工具，對于大部分簡單的操作我們可以把整個(gè)操作過程分步驟的錄下來，用戶到了某個(gè)步驟不清楚下一步該如何進(jìn)行時(shí)便可以通過該軟件查看----這類教材尤其適合與實(shí)施初期的操作指導(dǎo)培訓(xùn) 。

5、培訓(xùn)記錄培訓(xùn)記錄包括培訓(xùn)的人員、老師、培訓(xùn)的內(nèi)容（包括教材資料），
本人就遇到過培訓(xùn)了四次反倒被用戶報(bào)怨的問題，好在有培訓(xùn)記錄和用戶自己的簽字在，否則被人投訴還無從辯解呢？不同的文檔重不同，但都有個(gè)相同的要求：通俗易懂用戶對ERP理解與電腦操作能力和文檔編寫者往往相差甚遠(yuǎn)，所以編寫文文件時(shí)特別需要按照用戶的語言去闡述問題，較好能結(jié)合用戶的手工操作，相對應(yīng)的進(jìn)行說明而對于ERP的操作，就按照實(shí)際的操作步驟一步一步的給以說明。


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