活動執(zhí)行怎么做好執(zhí)行準(zhǔn)備？

時(shí)間：2021-12-30作者：珠海澳嘉軒**會展有限公司瀏覽：415

活動方案策劃執(zhí)行步驟常見問題

一、活動早期

1、跟客戶溝通交流及時(shí)，精確掌握客戶的資金投入費(fèi)用預(yù)算，防止大家做的預(yù)案是10萬，但客戶卻只想出5萬來做此次活動。

2、盡量掌握客戶的愛好、設(shè)計(jì)風(fēng)格，較好是能掌握到客戶的信念及其發(fā)展、定居自然環(huán)境。

掌握客戶的愛好，有益于大家做實(shí)施方案的特性，例如，客戶是非常傳統(tǒng)式的人，大家做的計(jì)劃方案偏重歐式古典，那樣計(jì)劃方案較為不易根據(jù)；還需要掌握客戶的信念，由于有一些信念問題，有一些計(jì)劃方案不可以做，例如 ** 教不太喜歡**住宅這類計(jì)劃方案。




二、活動方案策劃執(zhí)行中

1、確定好活動現(xiàn)場，搞好拍照及尺寸檢測工作中。照相機(jī)、米尺、軟尺、薄紙、筆是勘察現(xiàn)場****工具。

（1）照相時(shí)要有正視圖、側(cè)面圖、全景圖片等，總而言之相片能更多就是多。（2）測量規(guī)格時(shí)一定要有總平面圖，總平面圖越精確越好，總平面圖較好先向客戶索取，沒有得話再手工畫。（3）勘察現(xiàn)場也是做現(xiàn)場物料的情況下，因此回家后必須產(chǎn)生3文件：現(xiàn)場相片、現(xiàn)場總平面圖、現(xiàn)場物料明細(xì)及規(guī)格、總數(shù)。

2、分配設(shè)計(jì)方案時(shí)，關(guān)鍵把設(shè)計(jì)方案明細(xì)列好，關(guān)鍵要標(biāo)**字、內(nèi)容、規(guī)格（可視性規(guī)格和制做規(guī)格）、材料、總數(shù)，也有截稿日期時(shí)間等。效果圖制作務(wù)必包括的文檔有：現(xiàn)場布局總平面圖、總體設(shè)計(jì)效果圖、部分設(shè)計(jì)效果圖（通道設(shè)計(jì)效果圖、舞臺效果圖—活動前、舞臺效果圖—活動中、指引牌設(shè)計(jì)效果圖、簽到臺設(shè)計(jì)效果圖、餐飲業(yè)設(shè)計(jì)效果圖、表演節(jié)目設(shè)計(jì)效果圖等）。廣告設(shè)計(jì)稿中，舞臺背景板，必須包括內(nèi)容有：店家logo，活動主題風(fēng)格，舉辦、承辦、名稱。

3、發(fā)制做時(shí)，關(guān)鍵溝通交流好制做規(guī)格、總數(shù)、材料等。

（1）獎(jiǎng)券，留意有編號問題，一般用200G銅板紙腹膜后（2張名片尺寸大小），或是用輕涂紙，輕涂紙制做時(shí)不必掉墨。（2）邀請信套封，一般用啞粉紙腹膜后，銅板紙較好是不應(yīng)用。（3）VIP卡制做時(shí)間一般在7天上下，**版也得在4、5天。（4）發(fā)報(bào)刊社發(fā)表的硬性廣告，應(yīng)留意色調(diào)，較好是*顏色漸變。

4、現(xiàn)場安裝

（1）明確活動現(xiàn)場是不是批下。（2）確定開關(guān)電源離活動現(xiàn)場的間距。（3）核對物料總數(shù)及供應(yīng)品質(zhì)。（4）確定安全性選擇項(xiàng)，桁架結(jié)構(gòu)、易破碎物件、電源插頭等。

5、活動現(xiàn)場解讀會，是和客戶深層溝通交流的一次關(guān)鍵大會，客戶的全部組員基本上都需要參與，必須向客戶解讀活動的全部執(zhí)行步驟，傳遞此次活動的目地，步驟等，并分配連接工作人員。本次大會一般在現(xiàn)場活動執(zhí)行的前3天或1周舉辦。

6、活動**天

（1）給客戶開總動員大會。（2）打印出簡單步驟，用粉紅色打印紙張打印出，活動現(xiàn)場發(fā)放。（3）企業(yè)內(nèi)部再開協(xié)調(diào)會議，確立第2天現(xiàn)場各工作人員工作目標(biāo)及再度確定各類物料是不是配齊。（4）必須復(fù)印原材料：現(xiàn)場詳盡步驟（現(xiàn)場工作員每人*1份）、主持人串詞（2份，節(jié)目主持人1份，方案策劃1份）、現(xiàn)場各組員手機(jī)通訊錄（現(xiàn)場工作員每人*1份）、物料明細(xì)（相關(guān)負(fù)責(zé)人擁有）。（5）再度確定各工作員在場時(shí)間，尤其是節(jié)目主持人、藝人等。

7、活動逐漸

（1）工作員的衣著。（2）語音通話武器裝備。（3）筆記本電腦。（4）暖風(fēng)工作平臺：戶外帳篷（有圍幔，藝人拆換服飾應(yīng)用）、有配鑰匙的小箱子或包裝袋（裝工作員的品牌包等關(guān)鍵原材料）（5）貫徹落實(shí)相關(guān)關(guān)鍵點(diǎn)：演出舞臺，燈光效果、音箱、泡泡機(jī)、煙霧機(jī)、頻閃、舞臺聚光燈等，工作人員上倒臺是不是便捷；簽到區(qū)，餐飲業(yè)區(qū)，觀眾們區(qū)，歇息工作區(qū)域，（6）留意各階段間的開場，防止尬聊。（7）留意不一樣場中間的對接和通告，引導(dǎo)特邀嘉賓在不一樣的活動現(xiàn)場中間參加。




三、活動完畢后

1、活動完畢后，安保人員具體指導(dǎo)人流量邁向。

2、活動完畢后，分配員工開展物料搜集，保證誰承擔(dān)布局，誰承擔(dān)回位。

3、征求客戶建議，預(yù)定下一次溝通交流時(shí)間，并提示余款。

4、活動完畢3日內(nèi)開活動總結(jié)，并把相片及有關(guān)文案發(fā)后臺將活動狀況上傳入企業(yè)官網(wǎng)中。

5、活動完畢后一周需要做文件歸檔。

（二）活動執(zhí)行新手入門

1、先了解活動涉及到物料的材料、施工期、價(jià)錢；燈光效果的類型、功效。

2、找一個(gè)執(zhí)行突破口，累積經(jīng)銷商，如：機(jī)器設(shè)備商（燈光效果、Truss架，木匠、演出舞臺，噴畫包裝印刷等），演藝經(jīng)紀(jì)人，互動多媒體的經(jīng)銷商，藝術(shù)創(chuàng)意資源（大黃鴨啊，幾十個(gè)機(jī)器貓這類）；提議是在機(jī)器設(shè)備商跟演藝?yán)锾粢粋€(gè)，發(fā)展趨勢一條自已的經(jīng)銷商鏈。

3、了解基本工作能力（嫻熟應(yīng)用各種各樣報(bào)表，電子郵件，excel價(jià)格，經(jīng)銷商成本費(fèi)）以后，多做幾次活動就能了解一場活動的步驟（無非便是每日簽到以后暖場活動，開局（開局演出，節(jié)目主持人開局，**致辭），隨后開場電視節(jié)目，再接一個(gè)步驟，再開場電視節(jié)目，再接個(gè)步驟，活動用來做去大致這般）。了解完步驟以后，你需要清晰每輪活動的花費(fèi)構(gòu)造及其價(jià)格、機(jī)器設(shè)備及人員配備。新手入門時(shí)期的主要規(guī)定：他人給一張?jiān)O(shè)計(jì)效果圖，你可以詳細(xì)的完成它，并拖出報(bào)價(jià)表；讓你項(xiàng)目可行性與一個(gè)空缺的場所，你也就能拖出大致的場所規(guī)劃方案。

較新AE必須加強(qiáng)的是：

1、對客戶要求的正確引導(dǎo)與揣測。

2、對客戶所屬領(lǐng)域銷售市場的掌握，對我方競爭者的掌握。

3、團(tuán)隊(duì)管理方法（精英團(tuán)隊(duì)融洽）。舉個(gè)例子，客戶交待完基本資料（活動費(fèi)用預(yù)算，目地，總數(shù)，方式），你需要梳理成一個(gè)項(xiàng)目可行性的文字說明，回企業(yè)后分配方案策劃、設(shè)計(jì)方案、執(zhí)行工作人員召開會議，開展項(xiàng)目簡介，項(xiàng)目分工，跟進(jìn)施工進(jìn)度，催稿、賣稿、講價(jià)、簽合同、收款。

填補(bǔ)：一、立場問題：這一無論做AE、執(zhí)行時(shí)都是會碰到的問題；AE跟執(zhí)行通常便是夾芯板，要不夾在客戶與企業(yè)中間，要不夾在廠商與企業(yè)中間；這通常是剛?cè)脒@一領(lǐng)域較為繁瑣的問題1、較先你得立在你崗位的視角，以專業(yè)的目光，去辨別針對一場活動甚至一個(gè)新項(xiàng)目，什么是必須以強(qiáng)勢的心態(tài)向客戶，向企業(yè)（項(xiàng)目經(jīng)理甚至老總）爭得（提升成本費(fèi)）。

包括但不限于：⑴新項(xiàng)目的具體必須（安全性緣故、步驟的暢順），⑵提升一部分成本費(fèi)，可是可以獲得較快的服務(wù)項(xiàng)目，大幅度提高你的工作效能（經(jīng)銷商相互配合度，場地區(qū)等），⑶有益于你資金回籠速率的對策（精美禮品，采購回扣）；你得辨別出什么物品針對活動是至關(guān)重要的，必須高精密，標(biāo)準(zhǔn)化（如：節(jié)目主持人，表面看獲得的）什么是主次的，你能向企業(yè)讓步，可以在價(jià)格上讓步，或者可取代的（物料的材料，活動的精密度，不必要的燈光效果等），這種利與弊必須匯報(bào)并明確提出可代替性計(jì)劃方案，規(guī)定你的BOSS或客戶確定。

2、假如牽涉到改稿、返工甚至各種各樣需確定的制做稿等問題上。此刻你也就得有一個(gè)挑選，一面軟，一面就務(wù)必要硬；活動涉及到不斷改稿及確定項(xiàng)的問題是常常碰到的。此刻一定要記牢：①給藝術(shù)創(chuàng)意部預(yù)埋出主KV設(shè)計(jì)方案及延伸物料的改稿時(shí)間；②探清客戶焦慮的有哪些，為他一個(gè)說動他老總的原因，此外必須給客戶預(yù)埋出確定時(shí)間。③立在一個(gè)執(zhí)行的視角，尤其是必須施工期的物料，一定要以執(zhí)行工作人員的排表為標(biāo)準(zhǔn)，要不害死項(xiàng)目經(jīng)理(AE,AM)，要不將工作壓力遷移向你的客戶連接人。

二、布局感要立在客戶的視角、企業(yè)贏利的視角、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的視角去對待活動。一樣，較重要的到底是毛利率？活動的精密度？或是維護(hù)保養(yǎng)你的客戶？這一想要你自身去思索。這也牽涉到職業(yè)素質(zhì)跟執(zhí)行規(guī)范的問題。




（三）有關(guān)活動執(zhí)行的幾個(gè)方面感受

1、 牢牢把握客戶要求——深入了解客戶，牢牢把握客戶用意，防止在方向上與客戶的總體目標(biāo)產(chǎn)生矛盾，迷失方向；

2、 資源整合——在了解客戶用意的根基上梳理手里有著的資源，間接性的、立即的都需要考慮到，很有可能手里有一些資源可以同時(shí)運(yùn)用，即能降低成本又能形成優(yōu)良的實(shí)際效果；

3、 時(shí)間操縱——根據(jù)嚴(yán)苛的時(shí)間進(jìn)度表操縱活動進(jìn)度工作中的職責(zé)分工，逐次貫徹落實(shí)多方工作中。一個(gè)大中型活動通常由好幾家企業(yè)合作進(jìn)行，確立的時(shí)間進(jìn)度可以避免多方推卸責(zé)任工作中。

4、 場所挑選——在場所挑選上即要考慮到場所本身目前的標(biāo)準(zhǔn)是不是合乎活動必須，如燈光效果、音箱、總面積等，與此同時(shí)要考慮到交通出行是不是便捷，該地域的群體特點(diǎn)等

5、 活動設(shè)計(jì)方案——活動*創(chuàng)性、參與度、交互性通常十分關(guān)鍵，特別是在在天津地區(qū)，一天中各種許許多多的活動下不來幾十個(gè)，活動不僅把受眾群體吸引住來、又要可以把她們留下

6、 工作人員操縱——由專業(yè)人員承擔(dān)連接各種經(jīng)銷商，如場所、表演、機(jī)器設(shè)備等，這種經(jīng)銷商有一些素養(yǎng)并非很高，務(wù)必嚴(yán)格管理操縱，確保執(zhí)行全過程的暢順

7、 應(yīng)急應(yīng)對措施——提早要想起各種很有可能發(fā)上的事故狀況，搞好解決對策，特別是在在戶外，氣溫要素、交通出行要素產(chǎn)生變化都是會立即危害活動的常規(guī)開展。春夏季兩個(gè)季節(jié)室外活動要考慮到搭棚。

活動執(zhí)行一般分成活動早期、活動中后期、活動中后期三個(gè)環(huán)節(jié)。








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